5 Gründe, die dafür sprechen
Wenn E-Commerce-Unternehmen wachsen, entsteht zwangsläufig eine gewisse Komplexität in der Buchhaltung. Fünf der größten Herausforderungen kann dabei das Outsourcen des Debitorenmanagements und der -buchhaltung lösen.
Der Onlineshop wächst und mit ihm die Komplexität des Debitorenmanagements. Sämtliche Zahlungstransaktionen müssen überwacht werden – vom Kauf im Webshop bis zum Geldeingang auf dem Firmenkonto. Hinzu kommen die Verwaltung von Wert- und Warengutscheinen, die Kontrolle von Stornierungen und Gutschriften, die Betreuung von Abomodellen sowie die Aufbereitung und der Versand von Mahnschreiben. Um dem Kunden im Kaufprozess maximal entgegenzukommen, bieten viele Händler zudem mehrere Zahlungsoptionen an und arbeiten dafür mit verschiedenen Payment-Service-Providern (PSP) zusammen. Der Verwaltungsaufwand für den Onlinehändler steigt enorm und auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dadurch nicht einfacher.
Wer alles selbst machen will, kommt schnell an seine Grenzen. Hier kommt das Business-Process-Outsourcing ins Spiel – externe Dienstleister übernehmen Teile des Geschäftsprozesses und entlasten damit das Unternehmen, das sich nun besser auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Als Spezialist für Massenabrechnungen unterstützt zum Beispiel nexnet GmbH seine Kunden vor allem in den Bereichen Debitorenmanagement für E-Commerce und Überwachung der Zahlungsdienstleister, dem sogenannten Payment Clearing – branchenunabhängig und auf Einzeltransaktionsebene. Für den Händler ergeben sich daraus fünf wesentliche Vorteile gegenüber dem Selbstmanagement:
5 Herausforderungen – eine Lösung
1. Mehrere Payment-Service-Provider gleichzeitig managen
Mit jedem weiteren Payment-Partner, der an den Shopbetreiber Geld auskehrt und Settlement-Dateien bereitstellt, steigt die Komplexität im Finanzmanagement. Arbeitet man mit mehreren PSP zusammen, wird es immer schwieriger, genau zu sagen, ob einzelne Zahlungen bereits vom Käufer geleistet und auch vom PSP an den Händler überwiesen wurden. Statt die Daten mit aufwendig selbstgebauten Lösungen abzugleichen, ist es wirtschaftlicher, den Prozess auszugliedern. Mit der automatischen Zuordnung von Zahlungen je Warenkorb weiß der Händler sofort, ob sich das Geld noch beim Kunden, beim PSP oder bereits auf dem Bankkonto des Unternehmens befindet. Transaktionsgebühren werden ohne Vorsteuern erfasst und mit den Auskehrbeträgen abgeglichen. Bedeutend ist hier für den Händler, dass Zahlungen und Bestellungen vom Kunden und PSP nicht zusammengefasst werden, sondern auf Einzeltransaktionsebene verbucht werden, da die Zusammenfassungen Probleme für die Buchhaltung und den Steuerberater mit sich bringen.
2. Zahlungen immer im Blick
Verliert ein Händler den Überblick über seine offenen Forderungen oder reagiert nicht rechtzeitig, kann dies gerade für junge oder kleine Unternehmen zu einem großen Problem werden. Die eigene Liquidität gerät in Gefahr. Durch die Überwachung der Zahlungsmoral der Kunden und der Payment-Service-Provider wird die Richtigkeit aller Zahlen bei sämtlichen Einzel- und Massentransaktionen sichergestellt, damit das Unternehmen liquide bleibt.
Für das Forderungsmanagement bietet nexnet individuelle Lösungen, die an den Ansprüchen des Unternehmens ausgerichtet werden können. Neben dem kaufmännischen Mahnverfahren übernimmt nexnet die Aufbereitung, den Versand von Mahnschreiben, das Management von Mahnspesen sowie die Überwachung des Zahlungsverhaltens. Im weiteren Verlauf des Mahnverfahrens ist eine automatisierte Abgabe von Forderungen an einen präferierten Inkassopartner ebenso möglich.
3. Saubere Monatsabschlüsse bei geringerem Aufwand
Die Kommunikation mit dem Steuerberater ist wohl bei den meisten Unternehmen ein Punkt, der vereinfacht werden könnte. Gerade das PSP-Geschäft kann hier für Probleme sorgen. Hier kann das Outsourcing ebenfalls eine große Herausforderung lösen. Durch die buchhalterische Erfassung aller Geschäftsvorfälle erhält das Unternehmen so ganz bequem einen zertifizierungsfähigen Monatsabschluss.
4. Keine Probleme bei internationalen Transaktionen
Internationalisierung verbunden mit diversen Währungen und Steuersätzen können der Buchhaltung ganz schön Bauchschmerzen verursachen. Für Unternehmen mit internationalem Fokus verarbeitet und bucht nexnet sämtliche Geldbewegungen in allen Währungen mit tagesaktuellen Umrechnungskursen. Dabei werden Umsatz und Umsatzsteuer selbstverständlich unter Anwendung internationaler Steuersätze erfasst. Für Unternehmen mit internationalem Sitz kann nexnet die Buchführung nach Local-GAAP abbilden.
5. Maximale Sicherheit – bei sich ständig ändernder Rechtslage
Die Beobachtung der gesetzlichen Regelungen und Änderungen ist sehr aufwendig. Zumal sich hier häufig Änderungen ergeben, die sich auf Debitorenmanagement und -buchhaltung auswirken. Daher ist häufig eine Analyse und Bewertung durch teure Spezialisten wie Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer notwendig. Beim Outsourcing dieses Bereiches kann ein Teil der Verantwortung an den Dienstleister abgegeben werden.
Payment-Clearing-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen
Nicht nur Global Player sind bei ihrer Buchhaltung an internationale Standards gebunden. Auch Start-Ups und kleinere Firmen müssen sämtliche Richtlinien einhalten. Doch für sie ist es oft finanziell unmöglich, externe Spezialisten zu Rate zu ziehen. Die Payment-Clearing-Lösung von nexnet GmbH kann hier weiterhelfen. Denn beim Cloud-Computing fallen weniger Kosten an. Zudem können die Jungunternehmer ihren Fokus voll und ganz aufs Wachstum setzen, während die komplexen buchhalterischen Prozesse im Hintergrund automatisch abgewickelt werden.
Die Payment-Clearing-Lösung bietet aufgrund des Cloud-Ansatzes den Vorteil transparenter sowie geringer Einstiegs- und Betriebskosten. Unternehmen können sich auf ihr Business konzentrieren und komplexe buchhalterische Prozesse werden im Hintergrund automatisiert abgewickelt. Bereits ab 99 Euro pro Monat kann der Onlinehändler seine Payment-Service-Provider überwachen und sich einen testierbaren Monatsabschluss erstellen lassen.
Die vielen Rechnungen, die Sie mit Ihrem digitalen Geschäftsmodell generieren, rauben Ihnen den Schlaf? Dann sind Sie mit einem Business-Process-Outsourcing bestens beraten.
